Wat leuk dat je een dagje meeloopt met me. Als persoonlijk, virtueel assistent (VA) heb ik natuurlijk de vrijheid om mijn dag zelf in te delen, maar dat betekent niet dat het leven van een VA altijd eenvoudig is. Vandaag neem ik je graag mee voor een kijkje in een typische werkdag als gepassioneerde VA met vier opdrachtgevers in de beautywereld die ik met plezier ondersteun. Naast diverse administratieve en creatieve taken, leg ik ook fotoreportages vast die een blik achter de schermen bieden. Ik vertel je graag hoe een doorsnee dag eruit ziet.
Kom je mee?
⏱️. 08:00 – Een zonnige dinsdag in mei,
Mijn dag begint altijd met een warme kop koffie en een moment van reflectie.
Ik open mijn laptop om de agenda voor de dag te bekijken. Elk van de vier opdrachtgevers heeft unieke behoeften, dus een goed overzicht helpt me om gefocust te blijven. Dat doe ik door elk van hen een eigen kleur te geven in het trello-overzicht. Waar ook de to-do’s staan en de dringende zaken.
Vandaag staan er een paar belangrijke taken op de planning: een social media campagne voor een opkomend beautymerk en een fotoreportage voor een salon die net zijn deuren heeft geopend. De lampen liggen al klaar en de camera is opgeladen.
Ik kijk er zó naar uit.
⏱️09:00 – Social Media Strategie
De eerste taak van de dag is het ontwikkelen van content voor de social media kalender van een van mijn opdrachtgevers. Ik duik in de laatste trends in de beautywereld, die ik vorige week ontving van de dame waar ik voor werk. Snel heb ik een paar inspirerende beelden en schrijf ik enkele pakkende teksten. Mijn creatieve flair help me om posts te creëren die niet alleen mooi zijn, maar ook de stem van het merk weerspiegelen. Het is belangrijk voor me om de juiste toon en stijl te vinden, zodat de boodschap aansluit bij de doelgroep en de huisstijl van het beautysalon. Dat is ook de reden waarom ik altijd 1 a 2 x langskom bij ondernemers die met me willen samenwerken.
⏱️ 11:00 uur.
Fotoreportage in het nieuw Salon
Na de creatieve sessie is het tijd voor actie. Ik pak mijn camera, neem wat lampen mee en rij naar het nieuwste salon dat ik mag ondersteunen.
Vandaag staat er een fotoshoot op de planning, waarbij de sfeer en de unieke kenmerken van dat salon vastlegt worden. Terwijl ik door het salon loop, zoek ik eerst het natuurlijk licht op en interessante hoeken om de schoonheid van de ruimte en de behandelingen die men er doet, vast te leggen. De details, een sfeerbeeld of product… wat emoties die te zien zijn. Ik maak zachte beelden van de diensten die men er doet. Wel altijd in samenspraak met de opdrachtgever over wat precies wel of net niet in beeld mag komen. Mensen zijn altijd enthousiast over de foto's, omdat ze een authentieke kijk op hun eigen werk ontvangen achteraf. Dikwijls kiezen mijn klanten voor de fotoreportage mét 12 post in de contentkalender erbij. Die verdeel ik dan over het lopende kwartaal zodat men steeds nieuwe eigen foto’s, of al eens een mini video kan delen. I love it.
Soms vliegen dagen supersnel voorbij.
⏱️13:00 – Lunchpauze met een Twist
Tijdens de lunchpauze vind ik het wel tof om even te ontspannen. Dan geniet ik van een gezonde salade terwijl ik effe door de gsm scroll, op zoek naar nieuwe inspiratie.
Dit is ook het moment waarop ik even contact opneemt met de opdrachtgevers om updates te geven over de voortgang van de lopende projecten. Communiceren is super belangrijk. Goeie afspraken maken goeie vrienden he… toch?
14:00 –
Er is altijd werk.
Na de lunch is het tijd voor de administratieve kant van het werk. De e-mail’s controleren, beantwoorden van vragen van opdrachtgevers en zorgen dat alle documenten up-to-date zijn. Ook het opvolgen van de klantengegevens, reviews vragen en verwerken… er is altijd werk.
Ik ga eerst de website van Barbier Bram eens bekijken. Hij had me gevraagd om alle teksten wat meer hedendaagse “swung” te geven. Omdat hij daar een hekel aan heeft komt het er nooit van om dit zelf te doen.
Voor mij is dit in een uurtje klaar, want het is ook niet zó heel veel. Maar voor Bram leek dit echt wel een dingetje toen hij me dit uitlegde. 😉
Het is essentieel om georganiseerd te blijven, vooral met meerdere opdrachtgevers. Daarom maak ik gebruik van een paar handige tools om alles overzichtelijk te houden. Trello, Notion, Canva, automatisatie van mails en formulieren, google drive…
Eigenlijk leer ik ook elke dag bij over de nieuwste mogelijkheden die er zijn. Samen met een paar gelijkgestemden zit ik in een paar netwerkgroepen die altijd paraat staan met advies als ik ergens twijfel.
Ik volg nu meer opleidingen dan in de tijd dat ik op school zat.🤭
⏱️ 16:00 – Creatieve Brainstormsessie
In de latere namiddag staat nog een brainstormsessie ingepland met een kapper die graag een klanten-dag wenst te organiseren. We bespreken nieuwe ideeën voor de marketingcampagne die de lancering van deze dag moet ondersteunen. Het leuke is: samen komen we er altijd uit en op het einde hebben we een pak creatieve concepten. Ondertussen maak ik notities om de ideeën later verder uit te werken. Door mijn achtergrond in de hair & beautywereld kunnen opdrachtgevers de betrokkenheid en enthousiasme dikwijls enorm waarderen. Zo’n dingen geven me dan ook super veel energie. Ik hoop hiermee als een waardevolle partner te kunnen staan achter de opdrachtgevers. 😉 I really love this job.
⏱️ 18:00 – De Dag Afsluiten
Na een volle maar productieve dag sluit ik mijn laptop en reflecteert even op de behaalde resultaten. Nog snel de taken voor morgen overlopen, zodat alles op orde staat voordat we de dag afsluiten. Met een gevoel van voldoening begin ik aan het eten en kijk ik alweer uit naar de volgende dag.
Conclusie
Had ik 10 jaar eerder geweten van het bestaan van een VA,
dan had ik dit al zoveel eerder willen doen.
Het ondernemersbloed zit al sinds m’n 14 de in me. Meer dan 25 jaar was ik zelf de hardwerkende zelfstandige met een overvolle agenda,
én een huishouden met 3 kinderen. Er waren toen geen mensen die ik enkele uurtjes per maand konden inhuren
om de klusjes die ik niet graag deed van me over te nemen.
Want ja hoor, die waren er zeker, en ik liet ze ook dikwijls aanslepen.
Vandaag sta ik zelf niet meer op de werkvloer omdat mijn enkels niet meer mee willen, maar in mijn gedachten voel ik dat het ondernemersvirus nog altijd aanwezig is. De job als VA voelt voor mij alsof ik een visje in het water ben.
Zou jij zelf ook in dit verhaal willen voorkomen?
Ik kijk er naar uit je te ontmoeten en je bedrijf van dichtbij te leren kennen. Tijdens een spontane babbel kunnen we ontdekken of we iets voor elkaar kunnen betekenen. Geen verplichtingen, geen langdurige samenwerkingen. Al vanaf 2 uurtjes is een samenwerking mogelijk.
Dát is dan ook de grote kracht van freelancers die als VA jouw tijdrovende taken overnemen. Het kan helemaal naar jouw wens opgemaakt worden.
Reactie plaatsen
Reacties